케이스 요약
무인 빨래방 프랜차이즈 기업 (주)더빌더스앤컴퍼니를 위해, 전국 140여 개 직영/가맹점의 알바생 일일 업무 보고 및 월간 급여 정산 프로세스를 자동화했습니다. 구글 폼 (Google Forms)와 앱스 스크립트 (Apps Script)를 활용하여 늘어나는 가맹점 목록을 폼에 자동 반영하고, 제출된 업무 보고 사진 파일을 가맹점별 폴더에 자동 분류 및 저장하는 시스템을 구축했습니다. 구글 시트를 통해 월별 급여명세서를 자동으로 생성하고 이메일로 발송하는 시스템도 개발했습니다. 이를 통해 수작업으로 진행되던 수백 건의 데이터 취합 및 정산 과정을 자동화하여, 관리 업무 시간을 최소화하고 급여 정산 오류율을 0%에 가깝게 낮췄습니다.
클라이언트 소개
(주)더빌더스앤컴퍼니는 2015년 설립되어 자기자본금 100%로 운영하고 있는 튼튼한 무인빨래방 프랜차이즈 회사입니다. ‘런드리익스프레스샵 By BDS’ 브랜드 운영을 통해 2025년 말 기준 약 140여 개의 직영점 및 가맹점을 운영하고 있으며, 업계 최초로 카드 결제 IoT 시스템을 도입하여 코인 빨래방 시장을 선도하고 있습니다. 특히 업계에서 유일무이한 위탁 운영 서비스를 제공하며 고객과 가맹점주 모두에게 최상의 서비스를 제공하고 있습니다.
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개발 니즈 및 목표
런드리익스프레스는 무인 빨래방 위탁 운영 서비스를 영위하면서, 점주들을 대신하여 알바생을 고용, 계약, 관리하고 급여를 지급하는 독특한 시스템을 갖추고 있습니다. 이는 프랜차이즈 매장 운영에서 발생하는 알바생 관리의 어려움을 위탁으로 해결한 참신한 비즈니스 모델입니다.
그렇지만 100개 이상 되는 매장의 알바생을 관리하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 매일 업무가 잘 진행되었는지 체크를 해야 하고, 원격으로 작업 결과를 보고 받고, 한 달이 지나면 일한 날짜를 계산해서 비용을 지급해야 하기 때문이죠. 이 복잡하고 반복적인 관리 업무를 자동화하여 관리 비용을 최소화하고 운영의 정확성을 높이는 시스템이 필요하게 되었습니다.
주요 개발 목표
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목표 1: 구글 폼을 사용해서 알바생의 일일 업무 보고를 수집하고, 첨부된 사진 파일을 자동 분류해서 가맹점별 폴더에 저장.
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목표 2: 구글 시트를 사용해서 월간 업무 보고 현황을 한 눈에 조회하고 알바생별 정산금액을 자동으로 산출.
적용 솔루션
런드리익스프레스는 전 직원이 구글 워크스페이스를 사용하며, 운영 시스템도 구글 시트를 활용해서 만들었기 때문에 구글 워크스페이스의 서비스 중 하나인 구글 폼(Google Forms)을 사용하기로 결정하였습니다. 그리고 구글 폼에서 수신한 데이터는 구글 시트에서 가공하여 정산금액을 산출했습니다.
1.
구글 폼 드롭다운 항목 자동 업데이트 (트리거 기반)
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구글 폼은 사용자의 이메일을 수집할 수 있어 알바생을 특정할 수 있었지만, 알바생 중 두 곳 이상의 가맹점에서 근무하는 경우가 있어 가맹점을 선택하는 드롭다운이 필수적이었습니다. 가맹점 수는 매월 증가하므로, 이 드롭다운 항목을 수동으로 관리하는 것은 비효율적이었습니다.
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이를 해결하기 위해 구글 시트의 가맹점 목록의 데이터를 가져와서 구글 폼의 가맹점 드롭다운에 자동으로 업데이트해주는 기능을 구현했습니다. 트리거로 만들어서 구글 폼이 열릴 때 마다 가장 최신의 가맹점 목록으로 업데이트 되도록 마련했습니다.
2.
제출 파일명 부여 및 가맹점별 폴더 자동 복사 (onSubmit 트리거)
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구글 폼에서 설문을 제출하는 경우, 아무런 조치를 하지 않는한 업로드한 파일은 기본 폴더에 저장됩니다. 파일명도 부여되지 않기 때문에 어느 알바가 어느 가맹점 보고를 한 것인지 알 수가 없습니다.
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이를 해결하기 위해 onSubmit 트리거를 사용해서, 설문지가 제출될 때에 첨부한 파일의 이름을 모두 규칙성 있게 변경하고, 해당 가맹점 폴더로 저장되도록 개발했습니다. 이로써 본사 직원은 폴더에 접속하는 것만으로 각 가맹점의 작업 결과 이미지 파일을 즉시 확인하고 추적할 수 있게 되었습니다.
3.
구글 시트 기반 월별 업무 현황 시각화
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구글 폼에서 제출한 응답은 모두 구글 시트에 저장이 됩니다. 보고시에 선택한 가맹점명과 보고일자, 그리고 자동으로 수집한 이메일주소로 월별 보고 현황 표를 만들 수 있습니다.
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모든 가맹점의 알바생별로 한 행을 만들고, 셀별로 수식과 조건부 서식을 적용하면 한 눈에 업무를 진행한 날들과 미보고일(휴무일)들을 확인할 수 있습니다.
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런드리익스프레스에서는 가맹점별로 설치된 키오스크를 통해서도 일일 업무 보고를 할 수 있도록 마련하고 있는데, 해당 데이터도 함께 불러와서 출석 체크를 할 수 있도록 수식을 설정했습니다.
4.
월별 급여 명세서 자동 산출 및 병렬 이메일 발송
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이제 구글 수식들을 활용해서 선택한 정산월에 따라서 알바생별로 정산 금액을 자동으로 산출하는 구글 시트를 만들었습니다. 몇 년간 시스템을 운영했기 때문에 설문응답의 수가 2만행이 넘었습니다. 데이터 로딩 성능 저하를 방지하고자 IMPORTRAGE를 사용할 때에 정해진 행 구간만 불러오도록 설정하며 최적화했습니다.
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이렇게 자동으로 작성된 결과에 수기로 조정할 부분들을 입력해주면 월급여명세서를 이메일로 발송할 준비가 완료됩니다. 이메일 발송을 클릭하면 앱스 스크립트로 여러 개의 트리거가 예약되면서 병렬로 이메일이 발송됩니다.
결과 및 효과
이 프로젝트를 통해 위탁 운영 전 지점의 알바생 일일 업무 보고 취합부터 월별 급여 정산까지의 전 과정이 완전 자동화되었습니다.
관리 효율성
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월간 관리 시간 최소화: 매월 수백 건의 보고서 확인, 데이터 취합, 급여 산출에 소요되던 관리자의 수동 업무 시간이 획기적으로 감소하여, 관리자는 이제 품질 검토 및 가맹점 지원 등 부가가치 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.
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정산 오류율 제로화: 수작업으로 인한 급여 정산 오류 가능성을 완전히 제거하여, 알바생 및 가맹점주와의 신뢰도를 높였습니다.
운영 안정성
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데이터 중앙 집중화: 모든 업무 보고 데이터와 첨부 파일이 구글 워크스페이스 (Google Workspace) 내에 체계적으로 저장되어, 데이터 관리의 일관성과 감사 추적(Audit Trail) 능력이 강화되었습니다.
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실시간 업무 모니터링: 본사 직원이 월말까지 기다릴 필요 없이, 매일 자동 업데이트되는 현황판을 통해 전 지점의 업무 이행 여부를 실시간으로 모니터링할 수 있게 되었습니다.
핵심성과
전 과정 자동화: 일일 업무 보고 수집부터 월별 급여 명세서 산출 및 발송까지의 End-to-End 자동화 구현. 데이터 무결성 확보: 데이터 입력 오류 및 출석 오류 가능성 차단. 관리 비용 절감: 월별 수동 정산 업무 및 파일 관리 공수 제거를 통해 운영 비용 절감 및 Zero-Cost 인프라 유지.개발 노하우
구글 폼 동적 제어: 앱스 스크립트를 활용하여 구글 폼의 드롭다운 항목을 외부 DB(구글 시트)와 연동하여 동적으로 제어하는 기술 구현.
대용량 데이터 처리 최적화: 2만 행 이상의 대용량 데이터 환경에서 IMPORTRANGE 함수를 사용하여 불필요한 데이터 로딩을 방지하고 보고서의 성능 지연(Latency)을 최소화. 파일 자동 분류 아키텍처: onSubmit 트리거를 활용하여 제출된 파일에 고유 식별자 기반의 파일명을 부여하고, DriveApp 서비스를 통해 가맹점별 폴더로 자동 분류하는 파일 관리 체계 구축.
