케이스 요약
매출액 4,000억 원 규모의 대기업 계열 식품 제조회사를 대상으로, 수작업으로 진행되던 코스트코 PDF 발주서의 택배 송장 양식 변환 프로세스를 자동화했습니다. 구글 앱스 스크립트(Apps Script)의 OCR 기능을 활용하여 비정형 PDF 데이터를 구글 문서로 변환하고, 정규식(Regular Expression)을 통해 필요한 주문 정보를 정밀하게 추출하여 택배사 양식의 Google Sheets로 자동 생성했습니다. 이를 통해 주문 처리 시간을 99% 단축하고, 당일 생산/당일 출고의 핵심 업무 프로세스에서 발생하던 운영 병목 현상을 근본적으로 해소했습니다.
클라이언트 소개
대기업 계열의 선도적인 식품 제조회사로, 지난 20여 년간 B2B 및 B2C 시장에서 확고한 판로를 개척하며 2024년 기준 4,000억 원 이상의 매출액을 달성했습니다. 다수의 자체 생산 공장을 보유하고 있으며, 국내의 다양한 온/오프라인 유통 채널을 통해 소비자에게 양질의 제품을 공급하고 있습니다. 오토오피스는 2021년부터 클라이언트의 전사적 업무 자동화, 시스템화 및 데이터 시각화 프로젝트를 장기적으로 수행하고 있습니다.
개발 니즈 및 목표
클라이언트는 '당일 생산, 당일 출고' 원칙을 고수하며, 매일 다양한 판매 채널로부터 발주를 받아 신속하게 처리해야 합니다. 대부분의 대형 거래처는 시스템 연동이 용이한 엑셀 형태로 발주서를 제공하지만, 코스트코(Costco)의 경우 개인별 주문 정보가 담긴 PDF 형태의 발주서를 제공하고 있었습니다.
코스트코 담당자는 이 PDF 파일에 담긴 주문자 정보(성명, 주소, 상품 등)를 수동으로 확인하고, 택배 송장 출력을 위한 표준 엑셀 양식으로 변환하는 반복 작업을 수행해야 했습니다. 주문 1건당 최소 1분 이상의 시간이 소요되었으며, 주문량이 많은 날은 업무 시간이 수 시간 이상 소요되어 생산 및 물류팀의 당일 출고 프로세스에 심각한 병목 현상을 초래했습니다. 이에 클라이언트는 이 비효율적인 수작업을 자동화하여 업무 부담을 경감하고 출고 프로세스의 안정성을 확보하고자 했습니다.
주요 개발 목표
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목표 1: 코스트코 PDF 발주서의 모든 주문 데이터를 택배 엑셀 양식에 맞게 완전 자동 변환 및 생성.
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목표 2: 택배사 변경이나 송장 양식 변경 시 최소한의 수정으로 즉각 대응할 수 있는 유연하고 체계적인 아키텍처 구축.
적용 솔루션
클라이언트가 이미 구글 워크스페이스를 사용하고 있었고, 그 동안 구글 앱스 스크립트를 활용한 자동화를 진행해왔기 때문에, 사용자에게 익숙한 앱스 스크립트와 구글 드라이브, 구글 시트를 활용해서 시스템을 구축했습니다.
1.
구글 Drive API의 OCR 기능을 활용한 PDF → 구글 문서 변환
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코스트코 발주서 PDF를 정형화된 텍스트로 추출하기 위해 Google Drive API의 OCR(Optical Character Recognition) 기능을 활용했습니다. Apps Script 내에서 Drive.Files.insert 메소드의 파라미터로 ocr: true와 ocrLanguage: 'ko'를 설정하여 PDF 파일을 내용 손실 없이 Google 문서 파일로 변환했습니다.
Drive.Files.insert(
{
title: fileName,
mimeType: pdfDocument.getMimeType() || 'application/pdf',
},
pdfDocument.getBlob(),
{
ocr: true,
ocrLanguage: 'ko',
fields: 'id,title',
}
);
JavaScript
복사
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여러 PDF 발주서를 한 번에 처리하는 고속 배치 작업 시, Google Drive API의 OCR 쿼터 제한(Quota Limit)에 걸려 스크립트가 중단되는 문제가 발생했습니다. 이 문제를 해결하기 위해 API 호출 실패 시 일정 시간 대기 후 자동으로 재시도(Retry)하는 로직을 구현하여, 스크립트가 중단 없이 모든 파일을 안정적으로 처리 완료할 수 있도록 보장했습니다.
2.
구글 드라이브에 PDF를 발주서를 업로드해서 처리하도록 마련
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사용자는 복잡한 인터페이스를 사용할 필요 없이, 특정 구글 드라이브 폴더에 PDF 발주서를 업로드하고, 구글 시트에서 변환 스크립트를 동작시킵니니다. 스크립트가 실행되면, 특정 드라이브 폴더 내에 있는 PDF들을 모두 읽어와서 처리하고, 처리한 PDF는 완료 폴더로 이동하도록 마련했습니다.
3.
정규식으로 구글 문서를 파싱해서 택배 송장 양식에 맞게 구글 시트 생성
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코스트코 PDF 발주서에는 주문자의 성명, 전화번호, 택배받을 주소, 주문 상품 등의 주문 정보가 포함되어 있습니다. OCR로 구글 문서로 변환된 이후에, 정규식을 사용해서 각 요소들을 분리한 다음 택배 양식에 맞게 재배치하는 스크립트를 개발했습니다.
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택배사가 변경되거나 택배 송장 양식이 변경되는 경우 스크립트를 약간만 수정하면 바로 적용할 수 있도록 체계화했습니다.
결과 및 효과
앱스 스크립트 기반의 OCR 및 정규식 자동화 시스템 도입 결과, 업무 생산성이 획기적으로 향상되었습니다.
사람이 수기로 작업하는 경우 대비 소요시간을 99% 단축할 수 있었고, 담당자의 피로도 개선, 휴먼 에러 제거를 통해 생산성을 올렸습니다.
핵심 성과
업무 시간 99% 단축: 150건의 주문 처리 시간을 150분에서 1분 30초로 단축하여 인력 투입 비용과 운영 리스크 제거. 비정형 데이터의 정형화: 구글 OCR 및 정규식 파싱을 활용하여 PDF 형태의 비정형 발주서를 즉시 활용 가능한 정형 데이터로 자동 변환. 업무 병목 해소: 업무 초기 병목으로 작용하던 발주서 처리 단계를 완전 자동화하여 생산 흐름의 안정성 극대화.개발 노하우
구글 앱스 스크립트 기반 High-Availability OCR 처리: OCR 쿼터 제한에 대응하기 위한 지능형 재시도(Retry) 로직을 구현하여 대용량 배치 처리의 안정성 확보. 유연한 정규식 기반 파싱 아키텍처: 텍스트 기반으로 주문 정보를 추출하고 매핑하는 로직을 구조화하여 택배 양식 변경에 유연하게 대응 가능한 유지보수성 높은 시스템 구축. Zero-Cost 자동화 구현: 클라이언트의 기존 Google Workspace 인프라와 Apps Script를 활용하여 별도의 서버나 소프트웨어 비용 없이 고성능 자동화 솔루션 구현.
